Sistema 05
El teléfono sigue siendo el canal que más convierte
Agentes de voz con IA
Y también el que peor se cubre. Las llamadas entran cuando el equipo está ocupado, y las llamadas de seguimiento se posponen hasta que dejan de tener sentido.
Módulo acústico de precisión: un anillo de voz sobre una base de cerámica, con una onda contenida que responde al sonido.
El problema
Una llamada perdida no deja rastro y no vuelve sola.
- Las llamadas entrantes se pierden en horas punta.
- Confirmar citas una por una consume horas de trabajo administrativo.
- Las ausencias sin avisar dejan huecos que ya no se pueden llenar.
- El seguimiento telefónico se abandona después del segundo intento.
- No queda registro de qué se habló en cada llamada.
Qué instala NOVIQ
Un agente de voz con un guion acotado, que sabe cuándo tiene que pasar la llamada a una persona.
Llamadas salientes programadas
Confirmaciones, recordatorios y seguimientos que se lanzan solos según el estado de cada oportunidad.
Atención de llamadas entrantes
Resuelve consultas rutinarias y recoge el motivo cuando hace falta una persona.
Confirmación de citas
Confirma, reprograma o cancela, y actualiza el calendario y el CRM en el mismo momento.
Recuperación de oportunidades
Retoma contactos que quedaron sin cerrar, con un guion específico para cada situación.
Traspaso a persona
Transfiere la llamada cuando el interlocutor lo pide o cuando el caso se sale del guion.
Resultado registrado
Cada llamada deja su resultado y su resumen en la ficha del contacto.
Cómo funciona
La voz es el canal menos tolerante al error, así que se acota mucho.
Definición del caso
Se elige un caso concreto y acotado, no 'que atienda todo'.
Guion y límites
Qué dice, qué no dice, cuándo transfiere y cuándo cuelga.
Configuración técnica
Numeración, horarios permitidos, identificación y grabación.
Pruebas internas
Se prueba con tu equipo antes de llamar a un cliente real.
Puesta en marcha gradual
Empieza por un volumen pequeño y se amplía con los resultados.
Tipos de llamada
Cada uno con su guion propio.
- Confirmación de cita
- Recordatorio previo
- Recuperación de oportunidad inactiva
- Encuesta breve tras el servicio
- Atención de consultas rutinarias
- Filtrado y cualificación de llamada entrante
- Transferencia a persona
Un ejemplo real
Confirmación de citas del día siguiente.
Disparo
El sistema toma las citas de mañana desde el calendario.
Llamada
El agente llama dentro del horario permitido y se identifica.
Confirmación
El contacto confirma, reprograma o cancela.
Actualización
El calendario y el CRM se actualizan en el momento.
Hueco liberado
Si se cancela, el hueco queda disponible para otra cita.
Sin respuesta
Si no contesta, se envía un mensaje por el canal alternativo.
Registro
El resultado queda en la ficha del contacto.
Casos de uso
Donde el volumen de llamadas rutinarias es alto.
Clínicas
Confirmación de citas y recordatorios para reducir ausencias.
Talleres y automoción
Aviso de vehículo listo y recordatorio de revisión.
Inmobiliarias
Confirmación de visitas y recuperación de interesados antiguos.
Servicios a domicilio
Confirmación de franja horaria y aviso de llegada.
Formación
Recordatorio de inicio de curso y seguimiento de matrículas.
Relación con tu equipo
El agente de voz cubre lo repetitivo y previsible. Las conversaciones que importan siguen siendo humanas.
- Transferencia a persona en cualquier punto de la llamada.
- El interlocutor siempre puede pedir hablar con alguien.
- Los casos sensibles se excluyen del guion de forma explícita.
- El equipo ve el resultado de cada llamada sin tener que escucharla entera.
Consentimiento, horarios y trazabilidad
Llamar a personas está regulado y el sistema se configura en consecuencia.
- El agente se identifica como sistema automático al inicio de la llamada.
- Horarios de llamada restringidos a las franjas permitidas.
- Grabación solo con aviso previo y base legal, si se activa.
- Respeto a las solicitudes de no volver a llamar.
- Registro de cada intento, con resultado y fecha.
Preguntas frecuentes
¿Se nota que es un sistema automático?
Se identifica como tal al empezar, porque es lo correcto y lo exigible. La calidad de voz es alta, pero el objetivo no es engañar a nadie sino resolver la gestión rápido.
¿Y si la persona se enfada o pide hablar con alguien?
Transfiere la llamada o recoge el aviso para que le devuelvan la llamada, según lo que se haya configurado. Nunca insiste.
¿En qué idiomas puede llamar?
En los que se configuren en el proyecto. Lo habitual es español e inglés; otros idiomas se valoran caso por caso.
¿Sustituye a la centralita?
No necesariamente. Puede convivir con ella atendiendo solo ciertos flujos, que es como se implanta con menos riesgo.
Sistemas conectados
Este sistema funciona solo, pero rinde más conectado a estos:
← Volver a los sistemas¿Cuántas horas al mes se van en llamadas de gestión?
Elegimos un caso concreto, lo automatizamos y lo medimos antes de ampliar.